Перейти к содержимому
Документация YouEDC

Загрузка данных из Excel и CSV

Файл в одну форму: сопоставление столбцов, те же сверки (edit checks), что при вводе, отчёт по строкам.

Загрузка переносит данные из Excel или CSV в формы исследования: выгрузки МИС, результаты лаборатории, старые таблицы. Один файл загружается в одну форму одного визита, а книга исследования загружает целых пациентов со всеми визитами сразу. Каждая строка проходит те же сверки (edit checks), что и ручной ввод, а в конце вы получаете отчёт по каждой строке.

1 Файл Excel или CSV, UTF-8 или Windows-1251 2 Столбцы по коду или названию поля, сами или вручную 3 Сверки как при ручном вводе: диапазоны и правила 4 Отчёт по каждой строке: загружена или ошибка

Шаг 1. Файл

Откройте «Импорт» в меню исследования. Выберите визит и форму, куда загружать, и файл .xlsx или .csv. Первая строка файла содержит заголовки, всего до 20 000 строк. Из Excel читается первый лист. CSV может быть в UTF-8 или Windows-1251 с разделителем «;», «,» или табуляцией: портал определит это сам. Для визита-события, например «Нежелательное явление», каждая строка файла добавляет пациенту новое событие.

Кнопка «Шаблон Excel для этой формы» скачает пустой файл с правильными заголовками и подсказками: коды вариантов ответа, формат даты, допустимый диапазон чисел.

Первый шаг загрузки: выбран визит «Месяц 6», форма «HbA1c и глюкоза» и файл lab_month6.csv
Шаг 1: куда загружать и какой файл.

Шаг 2. Столбцы

  • Укажите столбец с номером пациента.
  • Если заголовок столбца совпадает с кодом или названием поля, портал сопоставит его сам. Проверьте результат и поправьте вручную, если нужно.
  • Галочка «Создавать пациентов, которых ещё нет в исследовании» добавит новых пациентов из файла. Для них укажите столбец с центром или центр по умолчанию, а при желании дату включения, пол и год рождения.
  • Решите, как сохранять: «Форма заполнена» или «Черновик». Если в строке не хватает обязательных полей, она сохранится черновиком.
  • Уже заполненные формы по умолчанию пропускаются. Галочка «Обновлять уже заполненные формы» перезапишет их, и каждое изменение попадёт в аудит.
Сопоставление столбцов: дата взятия и глюкоза найдены сами, столбец «HbA1c, %» выбран вручную
Шаг 2: «Дата взятия» и «Глюкоза натощак» сопоставлены сами, «HbA1c, %» выбран вручную.

Шаг 3. Отчёт

По каждой строке видно, что с ней стало:

  • загружено: строка сохранена;
  • загружено с пометкой: строка сохранена, но значение необычное (вне ожидаемого диапазона или сработало правило-предупреждение). На такое значение сразу открывается автоматический запрос;
  • пропущено: форма уже заполнена;
  • ошибка: строка не загружена. Так бывает с неверной датой, значением вне допустимого диапазона, неизвестным вариантом ответа или чужим центром. Исправьте такие строки в файле и загрузите только их.
Отчёт о загрузке: 4 строки загружены, 2 с ошибками, 1 пропущена
Шаг 3: отчёт по каждой строке.

Пример: анализы из лаборатории

В демо-исследовании REG-DIAB-01 (регистр сахарного диабета 2 типа) лаборатория прислала результаты визита «Месяц 6». Это файл lab_month6.csv из её системы, в кодировке Windows-1251 и с разделителем «;»:

ID пациентаЦентрДата взятияHbA1c, %Глюкоза натощак
REGDIA-01-00040128.09.20267,46,8
REGDIA-02-00040229.09.202611,89,1
REGDIA-03-00030330.09.20266,9ND
REGDIA-01-00010125.09.20267,16,2
REGDIA-03-00040330.09.2026717,0
REGDIA-02-00060201.10.20268,27,7
REGDIA-03-00050331.09.20266,55,9
  1. Дата-менеджер выбирает «Месяц 6 · HbA1c и глюкоза» и файл.
  2. «Дата взятия» и «Глюкоза натощак» совпали с названиями полей и сопоставились сами. Столбец «HbA1c, %» назван иначе, чем поле, поэтому его выбирают вручную. Пациента REGDIA-02-0006 в исследовании ещё нет, поэтому включена галочка «Создавать пациентов», а центр берётся из столбца «Центр».
  3. Результат: загружено 4, ошибок 2, пропущено 1.
    • У REGDIA-02-0004 HbA1c 11,8 % выше ожидаемых 11 %. Строка загружена, и открыт автоматический запрос к центру 02.
    • У REGDIA-03-0003 вместо глюкозы стоит ND, то есть «нет данных». Поле это разрешает.
    • REGDIA-02-0006 создан в центре 02 вместе с формой.
    • У REGDIA-01-0001 форма «Месяц 6» уже заполнена, поэтому строка пропущена.
    • У REGDIA-03-0004 стоит HbA1c 71: это опечатка вместо 7,1, а допустимо от 3 до 20. У REGDIA-03-0005 указано 31.09.2026, а такой даты нет. Эти две строки исправляют в файле и загружают ещё раз, уже только их.
Варианты ответов можно писать кодом (1) или текстом (Лёгкая). Несколько вариантов перечисляйте через «;» или «,». Для «да/нет» подходят да/нет, 1/0 и yes/no. Даты пишите как ДД.ММ.ГГГГ или ГГГГ-ММ-ДД, дробные числа можно с запятой. ND, UNK и NA означают «нет данных» для полей, где это разрешено.
Новые типы полей. Неполную дату пишите как ДД.ММ.ГГГГ, UK.ММ.ГГГГ или UK.UK.ГГГГ, время — как ЧЧ:ММ, дату и время — как ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ. Флажок: 1, да или пусто. Вычисляемых полей и текста для исследователя в шаблоне нет: первые YouEDC Capture считает сам при загрузке.

Целые пациенты из одной книги

Когда регистр переезжает из другой системы, загружать форму за формой долго. Книга исследования принимает всё одним файлом Excel: пациентов, их согласия и все формы всех визитов. У неё та же раскладка, что у выгрузки исследования в Excel, поэтому выгруженный файл тоже загружается обратно как есть, например в копию исследования.

registry.xlsx 1 Пациенты центр, пол, год, дата включения 2 Согласия раньше данных: контроль работает 3 Формы VS, LAB, AE…: строка на визит 4 Фон те же проверки; письмо в конце
  1. На странице импорта в блоке «Целые пациенты из книги» скачайте шаблон книги исследования. В нём лист «Пациенты», лист «Согласия», если в исследовании ведутся согласия, и по листу на каждую форму с кодом формы в названии. В первой строке коды переменных. Последний лист объясняет, как заполнять, и в каких визитах есть каждая форма.
  2. Заполните её из старой системы и загрузите. Портал показывает, что в файле, до загрузки: новые пациенты, пациенты уже в исследовании, строки по формам, листы и столбцы, которые он не тронет.
  3. Решите, включать ли пациентов, которых ещё нет в исследовании, и менять ли уже заполненные формы, и нажмите «Загрузить в фоне». Со страницы можно уйти. Когда загрузка закончится, отчёт появится на странице импорта и в «Моих фоновых задачах», и придёт письмо.

Пример: в демо-регистр REG-DIAB-01 переносят 1 200 пациентов из старого регистра в таблицах. На листе «Пациенты» 1 200 строк, «Согласия» 1 200, в формах VS, LAB и AE 3 600, 2 400 и 310 строк. Сначала включаются пациенты, потом записываются согласия, потом загружаются формы, поэтому правило «данные только после согласия» продолжает работать. У пациента REGDIA-02-0117 версия согласия «Версия 0.9», которой в исследовании нет, поэтому эта строка согласия не загрузится, а с ней и все формы этого пациента. Ошибки в отчёте идут первыми: исправьте строки и загрузите только их.

Контроль согласия одинаков для любого импорта. Если исследование требует согласия до ввода данных, строка формы пациента без действующего согласия не загрузится, ни из книги, ни из файла в одну форму.

Кто может загружать и что остаётся в аудите

  • Загружают администратор проекта и дата-менеджер. Если дата-менеджеру открыта только часть центров, он загружает и видит в отчёте только пациентов своих центров. Строки других центров получают ошибку.
  • Когда база закрыта, загрузка недоступна.
  • В аудит пишется каждое изменённое значение с причиной «Импорт из файла „…“», каждый новый пациент и сама загрузка: файл, сколько загружено, с ошибками, пропущено.
  • Внизу страницы «Импорт» хранится история загрузок, а из неё открывается отчёт любой прошлой загрузки.
  • Книгу загружает фоновая задача от имени того, кто её запустил: в аудите стоит этот человек, а не система.
  • Файл хранится до загрузки, но не дольше суток. После загрузки он удаляется, а остаётся только отчёт.

© 2026 Т.Г. (contact@youedc.com), YouEDC. Все права защищены. Пользовательское соглашение. Данные, которые вносят пользователи, принадлежат им.
MainEDC™ — товарный знак DM365.